18.11.16

Dokumendiregistri kasutusjuhend


Dokumendiregistri avalikus vaates on võimalik tutvuda omavalitsuse tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentidega.

Dokumendiregistri avaliku vaate kaudu tagatakse juurdepääs registreeritud elektroonilistele dokumentidele, millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut.

Dokumendiregistri avaliku vaate kaudu puudub juurdepääs juurdepääsupiiranguga dokumentidele. Nende kohta on avalikustatud ainult registreerimisandmed.

Dokumentidega on võimalik tutvuda kahel viisil:

  • dokumentide loetelu kaudu ja
  • otsingu kaudu.

Dokumentide loetelus on dokumendid liigitatud toimikutesse sarjade järgi. Klõpsates sarjal, avanevad antud valdkonnaga seotud dokumendid toimikute kaupa ning seejärel dokumendid. Dokumendid on sorteeritud kuupäeva järgi kasvavalt.

Otsida on võimalik andmeväljade järgi või täistekstotsinguga märksõna järgi. Otsingu tegemiseks peab olema täidetud vähemalt üks otsinguväli, muidu väljastatakse viga.

Dokumendiregistris saab dokumente otsida:

(1)       Otsi kõigist andmetest – dokumenti otsitakse kõikide andmeväljade abil. Otsisõna pikkus peab olema vähemalt kolm tähemärki 
või
(2)       täpsemalt järgmiste andmeväljade järgi (otsingu tingimuste vahel on loogiline JA, st otsitakse dokumente, mis sisaldavad kõiki sisestatud tingimusi):

  • Pealkiri – dokumenti otsitakse dokumendi pealkirja järgi.
  • Dokumendi liik – dokumenti otsitakse dokumendi liigi järgi.
  • Kellele saadetud
  • Kellelt saadud
  • Saatja kuupäev – dokumenti otsitakse saatja poolt dokumendi registreerimise kuupäeva või kuupäeva vahemiku järgi.
  • Saatja indeks – dokumenti otsitakse saatja dokumendi numbri järgi.
  • Registreerimise kuupäev – dokumenti otsitakse dokumendi registreerimise kuupäeva või kuupäeva vahemiku järgi.

Kindla kuupäeva järgi otsimiseks tuleb sisestada mõlemale kuupäevaväljale sama kuupäev. Näiteks kui soovite leida dokumenti või dokumente, mis on registreeritud 10.10.2014, tuleb alguskuupäevaks sisestada kuupäev 10.10.2014 ning lõppkuupäevaks kuupäev 10.10.2014.

Kui soovite leida dokumente, mis on registreeritud alates teatud kuupäevast, tuleb sisestada kuupäev ainult alguskuupäevana. Näiteks kui soovite leida dokumenti või dokumente, mis on registreeritud 10.10.2014 või hiljem, tuleb alguskuupäevaks sisestada kuupäev 10.10.2014. Otsingu tulemis kuvatakse kahanevalt dokumendid, mis on registreeritud alates 10.10.2014, uuemad eespool.

Kui soovite leida dokumente, mis on registreeritud kuni teatud kuupäevani, tuleb sisestada kuupäev ainult lõppkuupäevana. Näiteks kui soovite leida dokumenti või dokumente, mis on registreeritud 10.10.2014 või varem, tuleb lõppkuupäevaks sisestada kuupäev 10.10.2014. Otsingu tulemis kuvatakse kahanevalt dokumendid, mis on registreeritud kuni 10.10.2014, vanemad tagapool.

  • Registreerimise number – dokumenti otsitakse dokumendi numbri järgi.
  • Juurdepääsupiirang – dokumenti otsitakse dokumendi juurdepääsupiirangu („Asutusesiseseks kasutamiseks"; „Avalik" või „Juurdepääsupiirang eraelulistele isikuandmetele") järgi.
  • Saatmisviis – dokumenti otsitakse dokumendi saatmisviisi („Elektroonselt (DVK)"; „e-mail"; „Isiklikult"; „Kullerpost"; „Post") järgi.
  • Osakond – dokumenti otsitakse omavalitsuse funktsioonide põhiselt.

Otsingu tulem kuvatakse tabelina ning on jaotatud lehekülgedeks, kui otsingu tulemis on rohkem kui 20 dokumenti.

Otsingu tulemis kuvatakse Registreerimise number, Registreerimise kuupäev, Liik, Kellelt saabunud või Kellele saadetud ning Pealkiri.

Dokumendi täpsemate andmete ning avalike failide nägemiseks tuleb klõpsata vastava dokumendi kohta käival tekstil.

Dokumendi andmete detailvaates kuvatakse täiendavaid andmevälju, avalikud failid kuvatakse eraldi aknakeses ning olemasolevad dokumendid selles asjas kuvatakse osas „Dokumendi seotud dokumendid".

Toimetaja: ANGELA HÄRM